Como fazer videoconferência? Confira boas práticas para uma reunião online

As videoconferências vêm sendo cada vez mais utilizadas no mercado de trabalho, principalmente nas startups. Muitas dessas empresas viram no home office uma oportunidade de conforto e praticidade para profissionais de sucesso e, então, passaram a liberar alguns dias do mês para que eles produzam da própria casa.

Para as pessoas mais desinibidas, quase não há problema nesse modelo de reunião. Para outras, porém, pode ser um grande desafio driblar a insegurança e mandar bem na desenvoltura durante uma conversa por vídeo.

Se você se identifica com esse segundo cenário ou só quer aprender como fazer videoconferência de maneira eficiente, acompanhe conosco este post!

Quando fazer videoconferência?

Vimos que as videoconferências são excelentes para o trabalho, quando um ou mais participantes não estão presentes em um mesmo ambiente. Vale ressaltar que essa prática ajuda a otimizar o tempo, uma vez que não é preciso se deslocar para outra sala para fazer a reunião. Com isso, os ganhos em produtividade são notórios!

As videoconferências também podem ser feitas entre amigos ou familiares, quando não existe a possibilidade de se encontrarem pessoalmente. Elas costumam ser mais informais e dispensam cerimônias — o mais importante é coordenar para que cada um fale de uma vez para que todos sejam compreendidos.

Mas elas não funcionam somente para esses cenários. Você já parou para pensar que as lives dos artistas nas redes sociais são nada menos que videoconferências? A única diferença é que os espectadores não têm o direito de resposta. Da mesma forma, algumas boas práticas são necessárias — como veremos agora.

Quais são as boas práticas para fazer uma videoconferência?

Agora você já entende o “quando”. Mas como fazer uma videoconferência de respeito? O primeiro passo é escolher qual aparelho utilizar. Isso vai depender do que tem à disposição: um computador, um celular ou um tablet.

É importante que a câmera e o microfone funcionem bem — se precisar, vale até recorrer a um fone que ajude a captar melhor os sons. Veja a seguir quais são as demais boas práticas para videoconferências de sucesso!

Confira a conexão com a internet

Em especial quando estamos em casa, sempre tem aquela região em que o sinal de Wi-Fi é mais fraco. Tenha isso em mente enquanto estiver se preparando para uma videoconferência. O ideal é recorrer àquele espaço em que a velocidade seja mais rápida e que não correrá riscos de a conexão cair.

Se possível, deixe uma internet móvel ligada em segundo plano. Se houver algum imprevistos e a conexão ficar lenta ou for interrompida por completo, você consegue retornar à chamada de forma mais ágil, evitando perder alguma informação importante.

Escolha o local ideal para a videoconferência

Na maioria das reuniões por vídeo, a intenção é que os participantes se vejam para que se sintam próximos. Nesse sentido, alguns aspectos são importantes além da conexão com a internet e outras questões técnicas.

Para escolher o local em que fará a videoconferência, certifique-se de que seja o mais silencioso possível. Muitas vezes, algum ruído será impossível de se evitar, como o latido do cachorro do vizinho, por exemplo. Se não tiver como fugir desse tipo de barulho, sem problemas. Mas não fique receoso de falar por causa disso, combinado? Os demais participantes vão compreender a situação e, é claro, querer ouvir o que você tem a propor.

Por fim, cuide para que a iluminação seja adequada, principalmente se a sua reunião for ao entardecer. Nesse cenário, já acenda as luzes antes de dar início à chamada, para não ter que se levantar para isso durante a conversa.

Tenha um planejamento

Os dois tópicos anteriores trouxeram dicas fundamentais para que a sua participação em uma videoconferência seja proveitosa, certo? Mas é importante lembrar que eles devem ser conferidos com antecedência ideal — e não 5 ou 10 minutos antes do início da reunião. Ao mesmo tempo, não escolha tudo no dia anterior, pois imprevistos acontecem!

Além disso, faça uma lista dos tópicos que precisam ser falados durante a reunião. Se você confiar completamente em sua memória, pode deixar algum item de fora e se arrepender depois. Uma boa comunicação será sua aliada para se dar bem nesse momento.

Saiba a hora de falar

Nada mais constrangedor do que ser interrompido no meio do raciocínio, concorda? Então, não seja a pessoa que corta a fala do outro durante a videoconferência. Espere o momento ideal para apresentar a sua opinião e mantenha o mesmo respeito do qual você se utiliza em reuniões presenciais.

Vista-se para a ocasião

Já que você vai aparecer na tela das outras pessoas, o ideal é vestir-se adequadamente. Aqui, não estamos falando que as roupas formais são as mais indicadas — inclusive, só é preciso usá-las quando tiver que falar com diretores, supervisores e pessoas as quais deseja impressionar. Isso, é claro, se for o padrão da empresa.

Muitas empresas já instituíram a política de “no dress code”, em que os colaboradores podem utilizar as roupas com as quais se sentem mais confortáveis. Só lembre-se de que camisetas com frases ofensivas podem não ser muito bem vistas, assim como aquelas estampas chamativas são capazes de desviar a atenção das pessoas do que realmente importa. Bom senso acima de tudo, combinado?

Qual é a importância de treinar o inglês?

Aquele investidor estrangeiro entrou na reunião do trabalho. E agora? Sabemos que o inglês é uma língua universal e, por isso, é a escolhida para uma comunicação mais acertada. Mais do que nunca, fica evidente que aprender esse idioma deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade.

Da mesma forma, pode chegar agora mesmo em seu e-mail uma proposta irrecusável para uma multinacional no exterior na qual você sempre sonhou em trabalhar — e, nela, o recrutador pede por uma ligação em inglês. Se o seu inglês não estiver afiado, a oportunidade tende a ficar mais distante.

Para não fazer feio nas videoconferências em inglês, na resposta dos e-mails ou mesmo em outras situações em que você precisa dessa língua, o ideal é praticar incansavelmente. A boa notícia é que existem diversas formas de se fazer isso. É possível:

Viu só como fazer videoconferência não precisa ser uma missão impossível? Com as dicas deste post, é possível entender a importância do inglês e de soft skills valorizadas pelo mercado, como a comunicação, para mandar bem nessas reuniões. A partir de agora é com você! Comece a praticar suas habilidades e verá, em pouco tempo, os resultados positivos desse hábito.

Seus amigos também sentem aquela insegurança na hora das videoconferências? Então, compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais e ajude-os a desenvolver essa competência!

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